Definicja „przetwarzania”
Zgodnie z przepisem art. 4 pkt 2 RODO, „przetwarzanie” oznacza
operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Definicja ta w szeroki sposób opisuje możliwe czynności przetwarzania danych osobowych, a wskazane w niej wyliczenie nie stanowi zamkniętego katalogu. Często spotykaną reakcją na pytanie „w jaki sposób przetwarzacie dane osobowe?” jest odpowiedź, że właściwie to nie są one przetwarzane, bo to tylko zbieranie imienia i nazwiska. Należy jednak podkreślić, że nie tylko późniejsze czynności, ale już samo pozyskiwanie danych należy do przetwarzania danych!
Również usuwanie lub niszczenie danych, wbrew intuicji wielu administratorów, należy do przetwarzania danych, w związku z czym powinno opierać się na zasadach określonych przez RODO, jak również powinno być uregulowane przez administratora.
Niejednokrotnie zwraca na to uwagę Prezes UODO, by wspomnieć choćby decyzje dotyczące zasad retencji danych osobowych. Związane z nią elementy, to określenie terminów przechowywania danych, a także późniejszego ich brakowania lub archiwizacji. Należy zaznaczyć, że zasady te powinny obejmować zarówno dane osobowe przetwarzane w formie papierowej, jak i elektronicznej.
W telegraficznym skrócie:
- przetwarzanie to operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych,
- przetwarzanie może odbywać się w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany,
- definicja zawiera wyliczenie czynności przetwarzania, a ich katalog jest otwarty, co oznacza, że nie są to wszystkie czynności przetwarzania,
- przetwarzaniem danych jest również ich usuwanie lub niszczenie.