Kontrola trzeźwości pracownika to ostatnio głośny temat. Zmiany Kodeksu pracy w tym zakresie wchodzą w życie już 21 lutego 2023 r. Ale kontrola trzeźwości to nie tylko prawo pracy. Pracodawca powinien pamiętać również o ochronie danych osobowych. Jakie obowiązki mam na myśli? Dowiesz się tego z dalszej części artykułu.
Podstawa kontroli trzeźwości pracownika
Podstawą kontroli trzeźwości jest przepis art. 221c Kodeksu pracy. Jeżeli nie interesuje Cię jego treść, przewiń dalej.
Art. 221c [Kontrola trzeźwości]
§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników.
§ 2. Kontrola trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.
§ 3. Kontrola trzeźwości jest przeprowadzana przez pracodawcę w sposób ustalony zgodnie z § 10, uwzględniający wymagania wynikające z przepisów wydanych na podstawie art. 22 1g.
§ 4. Kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.
§ 5. Badanie, o którym mowa w § 4, polega na stwierdzeniu braku obecności alkoholu w organizmie pracownika albo obecności alkoholu wskazującej na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości w rozumieniu art. 46 ust. 2 albo 3 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. z 2023 r. poz. 165). Za równoznaczne ze stwierdzeniem braku obecności alkoholu w organizmie pracownika uznaje się przypadki, w których zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu.
§ 6. Pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania, o którym mowa w § 4, oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr, o których mowa w § 1, i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.
§ 7. W przypadku zastosowania kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej pracodawca przechowuje informacje, o których mowa w § 6, w aktach osobowych pracownika do czasu uznania kary za niebyłą zgodnie z art. 113.
§ 8. W przypadku, w którym informacje, o których mowa w § 6, mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres, o którym mowa w § 6, ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
§ 9. Po upływie okresów, o których mowa w § 6, 7 lub 8, informacje, o których mowa w § 6, podlegają usunięciu.
§ 10. Wprowadzenie kontroli trzeźwości, grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
§ 11. O wprowadzeniu kontroli trzeźwości, o którym mowa w § 10, pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.
§ 12. W związku z zatrudnieniem pracownika objętego kontrolą trzeźwości pracodawca przekazuje temu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacje, o których mowa w § 10, w postaci papierowej lub elektronicznej.
Przede wszystkim pamiętajmy o tym, że pracodawca może, ale nie musi wprowadzić kontroli trzeźwości pracowników. Może to uczynić w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia lub zdrowia pracowników lub innych osób, lub ochrony mienia.
Podstawa przetwarzania danych osobowych
Podstawę przetwarzania danych w ramach kontroli trzeźwości pracowników znaleźliśmy już w przytoczonych przepisach Kodeksy pracy. Oznacza to, że przesłanką dopuszczalności przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na administratorze, tj. przepis art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
Możesz więc schować formularz zgody na przetwarzanie danych osobowych na inną okazję… 😉
Jakkolwiek panują w tym przedmiocie różne poglądy, to wydaje się, że dane pozyskiwania w czasie kontroli trzeźwości pracownika należą do szczególnych kategorii danych osobowych. Oznacza to, że do ich przetwarzania wymagane jest skorzystanie z którejś z przesłanek zgodności z art. 9 RODO. Z tych natomiast najwłaściwszą wydaje się być przepis art. 9 ust. 2 lit. b) RODO, czyli niezbędność do wykonywania przez administratora obowiązków lub szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy.
O czym musi pamiętać pracodawca?
Wprowadzenie kontroli trzeźwości pracowników wiąże się z kilkoma standardowymi zadaniami z obszaru ochrony danych osobowych:
- rejestr czynności przetwarzania – pamiętaj, aby czynność kontroli trzeźwości odnotować w rejestrze, zawierając wszystkie wymagane przepisami RODO elementy;
- szacowanie ryzyka – przed przystąpieniem do nowej czynności przeprowadź analizę ryzyka i zadbaj o zaprojektowanie procesu w sposób zapewniający najlepszą możliwą ochronę danych osobowych;
- DPIA – rozważ przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych, osobiście polecam wykonać ją w tym przypadku;
- obowiązek informacyjny – przekaż pracownikom istotne informacje związane z prowadzeniem kontroli trzeźwości. Chodzi nie tylko o dane osobowe, ale również obowiązki wynikające z przytoczonych przepisów Kodeksu pracy – zwróć uwagę na dwutygodniowy termin oraz formę, w jakiej pracownicy powinni zostać powiadomieni o kontroli;
- usunięcie danych – po zakończeniu przetwarzania usuń zebrane dane, kierując się terminami określonymi w Kodeksie pracy – skorzystaj z nich uzupełniając rejestr czynności przetwarzania;
- rozliczalność – zadbaj o udokumentowanie procesu, aby nie pozostawiać wątpliwości w przypadku kontroli Prezesa UODO.
W telegraficznym skrócie
- Kontrola trzeźwości pracownika jest jak najbardziej możliwa i opiera się na przepisach Kodeksu pracy. Pamiętaj o kodeksowych przesłankach jej wprowadzenia.
- Nie potrzebujesz zgody pracownika na przetwarzanie danych osobowych w celu kontroli trzeźwości.
- Zaprojektuj odpowiednio proces, mając na uwadze prywatność, godność i inne dobra osobiste pracowników.