Skrzynka e-mail pracowników to punkt kontaktowy, z którego korzystają klienci i kontrahenci. Nierzadko znajduje się na niej mnóstwo informacji zaszytych w prowadzonej korespondencji – choć ze względów bezpieczeństwa oczywiście warto opróżnić skrzynkę raz na jakiś czas. Co w przypadku rozstania z pracownikiem? Czy nadal możesz korzystać z przydzielonej mu skrzynki?
Do sprawy odniósł się Wojewódzki Sąd Administracyjny
Według jednego z ostatnich orzeczeń, skrzynka utworzona pod adresem zawierającym dane osobowe powinna zostać usunięta po zakończeniu współpracy. Stanowisko to podziela poglądy wyrażone wcześniej przez Prezesa UODO w poradniku skierowanym do pracodawców i w wydawanych decyzjach.
W przypadku zakończenia współpracy e-mail imienny powinien więc zostać usunięty, np. przez oznaczenie go w inny sposób.
A co wtedy, gdy klienci nadal będą pisać na stary adres?
Rozwiązaniem jest w tym przypadku ustawienie autorespondera, który w automatycznej wiadomości zwrotnej poinformuje nadawcę o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony. Warto też zadbać o przekierowanie wiadomości przychodzących na inny adres tak, aby żadna z nich nie umknęła.
Działania takie mieszczą się w prawnie uzasadnionym interesie pracodawcy i stanowią jego interes nadrzędny nad interesami byłego pracownika. Możliwe, że jest więc w tym przypadku przetwarzanie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu właśnie, czyli przepisu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Zgoda pracownika nie jest więc na nic potrzebna.
A co z dostępem do dotychczasowej korespondencji?
Dostęp do korespondencji byłego pracownika jest możliwy, choć nie dla każdego i niekoniecznie w pełnym zakresie. Udzielając dostępu do skrzynki należy pamiętać o tym, aby był on ograniczony stosownie do potrzeb, a konkretnie do wybranych osób działających w firmie. Możliwe, że skrzynka służbowa była wykorzystywana przez pracownika również w celach prywatnych. Aby uniknąć takich sytuacji, warto uregulować zasady korzystania z poczty e-mail w ramach firmy. Przeglądanie i wykorzystanie historycznej korespondencji powinno być zgodne z zasadą minimalizacji danych osobowych, a więc być adekwatne, stosowne i ograniczone do niezbędnych celów.